Toe aan een veelzijdige functie waarin je niet alleen ondersteunt, maar ook verantwoordelijkheid draagt? Bij BVD advocaten zoeken we een officemanager én juridisch secretaresse in één.
Als officemanager
Als officemanager ben je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen op de vestiging. Jij zorgt ervoor dat het kantoor goed georganiseerd is en dat praktische en organisatorische zaken worden geregeld. Dit doe je in overleg met de vestigingsleider. Je onderhoudt contacten met diverse partijen, zoals de verhuurder, schoonmaakdienst en ICT-dienstverlener. Je organiseert kantooractiviteiten en externe evenementen, regelt facilitaire zaken en bent voor veel zaken het eerste aanspreekpunt. Daarnaast geef je leiding aan je collega-secretaresse(s).
Samen met de officemanagers van onze andere vestigingen vorm je een team. Vier keer per jaar komen jullie bij elkaar om kantoorbrede onderwerpen te bespreken. Daarbij gaat het zowel over bijvoorbeeld personeelsbeleid als praktische zaken, zoals de kantoordag en het regelen van de kerstpakketten.
Als juridisch secretaresse
Als juridisch secretaresse ben je een belangrijke schakel in het draaiend houden van de advocatenpraktijk. Je weet wat er speelt, houdt overzicht en onderneemt actie wanneer dat nodig is. De advocaat focust zich op de inhoud, jij zorgt dat de rest klopt. Je werkt nauw samen met de advocaten en bent een betrouwbare steun in de dagelijkse praktijk.
Je ondersteunt advocaten die zich voornamelijk bezighouden met arbeidsrecht en ondernemingsrecht. Denk bijvoorbeeld aan zaken rondom ontslag, arbeidsongeschiktheid en discussies over contracten.
Een echte combifunctie
Bij BVD advocaten zijn officemanagers altijd ook secretaresse. Juist die combinatie maakt de functie veelzijdig en zorgt ervoor dat je zowel organisatorisch als inhoudelijk nauw betrokken bent bij het kantoor en de advocatenpraktijk. De verhouding tussen beide rollen kan per week verschillen. Dat vraagt om iemand die snel kan schakelen, goed prioriteiten stelt en het overzicht bewaart.
We zoeken daarom iemand die stevig in haar schoenen staat, zelfstandig werkt en verantwoordelijkheid neemt. Je ziet wat er nodig is, neemt initiatief en pakt zaken zelfstandig op. Je durft collega's aan te spreken, kunt duidelijk communiceren en vindt het vanzelfsprekend om zaken van A tot Z op te pakken.
Bij de start van je dienstverband ligt de focus op het inwerken in de rol van juridisch secretaresse, zodat je eerst onze organisatie, werkwijze en collega’s goed leert kennen. Daarna pak je, afhankelijk van je ervaring, stap voor stap de officemanagertaken op.
Wat je onder andere doet als officemanager:
-
Aanspreekpunt zijn voor praktische en organisatorische zaken op de vestiging;
-
Collega-secretaresse(s) aansturen en ondersteunen;
-
Vakanties en verlof coördineren;
-
Onboarding en offboarding van collega's organiseren;
-
Contact onderhouden met externe partijen en leveranciers;
-
Kantooractiviteiten en evenementen organiseren;
-
Signaleren van wat er op kantoor nodig is en dit zelfstandig oppakken.
Wat je onder andere doet als juridisch secretaresse:
-
Mail en agenda’s beheren;
-
In- en uitgaande post verwerken;
-
Telefonisch contact met cliënten, wederpartijen, rechtbanken en andere partijen;
-
Brieven opstellen en versturen;
-
Processtukken voorbereiden en indienen;
-
Dossiers aanmaken en bijhouden en termijnen bewaken;
-
Financiële afhandeling van dossiers;
-
Bezoek ontvangen en andere praktische zaken regelen.
Wie jij bent:
-
Je hebt (minimaal) MBO4 werk- en denkniveau;
-
Je hebt ervaring in een soortgelijke functie;
-
Je bent 16-40 uur beschikbaar;
-
Je bent representatief, zelfstandig en communicatief vaardig;
-
Je schrijft foutloos Nederlands;
-
Je bent punctueel en werkt gestructureerd;
-
Je houdt het overzicht in drukke perioden.
Wat wij bieden:
-
Een salaris tussen de € 2.500,- en € 5.000,- bruto per maand (op fulltime basis);
-
25 vakantiedagen per jaar (op fulltime basis);
-
Een reiskostenvergoeding (tot maximaal 40 kilometer enkele reis);
-
Deelname aan pensioenregeling;
-
Een professionele en fijne kantooromgeving met ontwikkelmogelijkheden.
Zie jij jezelf vooral als juridisch secretaresse?
Ook dan kun je reageren. De combifunctie is ons uitgangspunt, maar we staan ervoor open om te kijken wat er mogelijk is als jouw profiel vooral goed aansluit bij de functie van juridisch secretaresse. Zo is het bijvoorbeeld denkbaar dat we de werkzaamheden verdelen over twee collega’s.
